- Pengertian Manajemen Perubahan
Manajemen
perubahan adalah suatu proses secara sistematis dalam menerapkan
pengetahuan, sarana, dan sumber daya yang diperlukan untuk
mempengaruhi perubahan pada orang yang akan terkena dampak dari
proses tersebut (Potts dan LaMarsh, 2004:16).
- Pentingnya Manajemen Perubahan
Perubahan
merupakan suatu fenomena yang pernah terjadi dalam kehidupan
organisasi, meskipun banyak yang berpendapat bahwa kecepatan dan
besaran perubahan telah meningkat secara signifikan beberapa tahun
belakangan ini. Oleh karena itu, kita melihat bahwa dalam waktu yang
relatif pendek, kebanyakan orgaisasi dan pekerjanya telah menglamai
perubahan secara subtansial tentang apa yang mereka lakukan dan
bagaimana mereka melakukannya (Burnes, 200:250)
- Tujuan dan Manfaat
Perubahan mempunyai manfaat bagi kelangsungan hidup suatu organisasi, tanpa adanya perubahan maka dapat dipastikan bahwa usia organisasi tidak akan bertahan lama. Perubahan bertujuan agar organisasi tidak menjadi statis melainkan tetap dinamis dalam menghadapi perkembangan jaman, kemajuan teknologi dan dibidang pelayanan kesehatan adalah peningkatan kesadaran pasien akan pelayanan yang berkualitas
- Teori-teori yang mendasari Change Management
Teori-teori
yang mendasari Change Management adalah teori-teori yang
berspesialisasi pada isu-isu kualitas organisasi dan mengangkat
perubahan sebagai sebagai bagian dari teori mereka, teori tersebut
adalah sebagai berikut:
a)
W. Edwards
Deming,
Ph.D (1900-1993)
mengemukakan bahwa kualitas bukanlah sesuatu yang perlu didifinisikan
dalam pengertian kongkrit dan kualitas hanya dapat didifinisikan oleh
pelanggan serta mengusulkan agar para manajer secara agresif
menciptakan dan memimpin perubahan-perubahan sercara alamiah.
b)
Joseph Juran (1979) mengemukakan
bahwa peralihan keseimbangan di antara upaya dan waktu yang
difokuskan untuk mengembangkan ciri-ciri khusus sebuah produk versus
upaya untuk menghilangkan seluruh kekurangan dari sebuah produk.
Permulaan perubahan yang alamiah yang merupakan sebuah elemen tak
terpisahkan dari manajemen kualitas total.
c)
Philip B. Crosby (Quality is free, 1979, Quality without Tears, 1984
dan Leading, 1999)
mengemukakan kualitas sebagai sebuah keselarasan terhadap persyaratan
dan kualitas bisa ada atau tidak, tiada tingkatan-tingkatan
langsungnya. Para manajer harus mengukur kualitas dengan secara rutin
menghitung biaya akibat terciptanya kesalahan-kesalahan. Ia
menekankan penghapusan perubahan-perubahan yang merusak lewat
pencegahan kesalahan-kesalahan yang membawa pada perubahan-perubahan
tersebut.
d)
Kurt
Lewin
(1890-1947) yang
merupakan psikolog yang mempelajari perilaku kelompok-kelompok sosial
dan terkenal sebagai Pendiri psikologi Sosial Modern. Lewin
berpendapat bahwa seluruh data atau informasi di dunia tidaklah
bermanfaat kecuali diterjemahkan menjadi tindakan yang tepat, yang
merupakan apa yang perlu dilakukan para manajer perubahan. Ia
mengembangkan analisis medan gaya sebagai sebuah alat bagi perubahan
lewat pencegahan yang digunakan untuk menentukan kekuatan-kekuatan
mana yang mendorong atau menahan sebuah perubahan tertentu.
e)
Robert Blake, Ph.D dan Jene Mouton,
telah menciptakan sebuah model untuk menggambarkan gaya-gaya
kepemimpinan lewat pembuatan grafik
watak-watak manajerial pada sebuah kisi. Kisi manajerial Blake and
Mouton menunjukkan kepada para Manajer perubahan jenis-jenis pemimpin
apa sebenarnya mereka, sebagai kebalikan dari jenis-jenis pemimpin
yang mereka sangkakan atas diri mereka.
- Tahap-tahap manajemen perubahan ada empat, yaitu:
Tahap
1,
yang merupakan tahap
identifikasi perubahan, diharapkan
seseorang
dapat
mengenal perubahan apa yang akan dilakukan /terjadi. Dalam
tahap ini seseorang atau kelompok dapat mengenal kebutuhan perubahan
dan mengidentifikasi tipe perubahan.
Tahap
2, adalah
tahap
perencanaan perubahan.
Pada
tahap ini harus dianalisis mengenai diagnostik situasional tehnik,
pemilihan strategi umum, dan pemilihan. Dalam proses ini perlu
dipertimbangkan adanya factor pendukung sehingga perubahan dapat
terjadi dengan baik.
Tahap
3,
merupakan tahap
implementasi perubahan dimana
terjadi proses pencairan, perubahan dan pembekuan yang diharapkan.
Apabila suatu perubahan sedang terjadi kemungkinan timbul masalah.
Untuk itu perlu dilakukan monitoring perubahan.
Tahap
4,
adalah tahap
evaluasi dan umpan balik.
Untuk melakukan evaluaasi diperlukan data, oleh karena itu dalam
tahap ini dilakukan pengumpulan data dan evaluasi data tersebut.
Hasil evaluasi ini dapat di umpan balik kepada tahap 1 sehingga
memberi dampak pada perubahan yang diinginkan berikutnya.
Suatu
perubahan melibatkan perasaan, aksi, perilaku, sikap, nilai-nilai
dari orang yang terlibat dan tipe gaya manajemen yang dibutuhkan.
Jika perubahan melibatkan sebagian besar terhadap perilaku dan sikap
mereka, maka akan lebih sulit untuk merubahnya dan membutuhkan waktu
yang lama. Jika pimpinan manajemen perubahan mengetahui emosi normal
yang dicapai, ini akan lebih mudah untuk memahami dan menghandel
emosi secara benar.
Tantangan
dari perubahan
adalah akan banyak masalah yang bisa terjadi ketika perubahan akan
dilakukan. Masalah yang paling sering dan menonjol adalah “penolakan
atas perubahan itu sendiri”. Istilah yang sangat populer dalam
manajemen adalah resistensi perubahan (resistance
to change).
Penolakan atas perubahan tidak selalu negatif karena justru karena
adanya penolakan tersebut maka perubahan tidak bisa dilakukan secara
sembarangan.
Penolakan
atas perubahan tidak selalu muncul dipermukaan dalam bentuk yang
standar. Penolakan bisa jelas kelihatan (eksplisit) dan segera,
misalnya mengajukan protes, mengancam mogok, demonstrasi, dan
sejenisnya; atau bisa juga tersirat (implisit), dan lambat laun,
misalnya loyalitas pada organisasi berkurang, motivasi kerja menurun,
kesalahan kerja meningkat, tingkat absensi meningkat, dan lain
sebagainya.
Sumber
penolakan atas perubahan dapat dikategorikan, yaitu penolakan yang
dilakukan oleh individual
(Karena persoalan kepribadian, persepsi, dan kebutuhan, maka individu
punya potensi sebagai sumber penolakan atas perubahan) dan yang
dilakukan oleh kelompok
atau organisasional.
- Ada enam taktik yang bisa dipakai untuk mengatasi resistensi perubahan
Dalam Mengatasi Penolakan Atas Perubahan, Coch dan French Jr. mengusulkan ada enam taktik yang bisa dipakai untuk mengatasi resistensi perubahan yaitu sebagai berikut:
1)
Pendidikan dan Komunikasi.
Berikan penjelasan secara tuntas tentang latar belakang, tujuan,
akibat, dari diadakannya perubahan kepada semua pihak. Komunikasikan
dalam berbagai macam bentuk. Ceramah, diskusi, laporan, presentasi,
dan bentuk-bentuk lainnya.
2)
Partisipasi.
Ajak serta semua pihak untuk mengambil keputusan. Pimpinan hanya
bertindak sebagai fasilitator dan motivator. Biarkan anggota
organisasi yang mengambil keputusan
3)
Memberikan kemudahan dan dukungan.
Jika pegawai takut atau cemas, lakukan konsultasi atau bahkan terapi.
Beri pelatihan-pelatihan. Memang memakan waktu, namun akan mengurangi
tingkat penolakan.
4)
Negosiasi.
Cara lain yang juga bisa dilakukan adalah melakukan negosiasi dengan
pihak-pihak yang menentang perubahan. Cara ini bisa dilakukan jika
yang menentang mempunyai kekuatan yang tidak kecil. Misalnya dengan
serikat pekerja. Tawarkan alternatif yang bisa memenuhi keinginan
mereka
5)
Manipulasi dan Kooptasi.
Manipulasi adalah menutupi kondisi yang sesungguhnya. Misalnya
memlintir (twisting) fakta agar tampak lebih menarik, tidak
mengutarakan hal yang negatif, sebarkan rumor, dan lain sebagainya.
Kooptasi dilakukan dengan cara memberikan kedudukan penting kepada
pimpinan penentang perubahan dalam mengambil keputusan.
6)
Paksaan.
Taktik terakhir adalah paksaan. Berikan ancaman dan jatuhkan hukuman
bagi siapapun yang menentang dilakukannya perubahan.
G.
Pendekatan
dalam manajemen perubahan organisasi
Pendekatan
dalam manajemen perubahan organisasi dengan pendekatan klasik yang
dikemukaan oleh kurt lewin mencakup tiga langkah. pertama:
unfreezing the status quo,
lalu movement
to the new state,
dan ketiga refreezing
the new change to make it pemanent Selama
proses perubahan terjadi terdapat kekuatan-kekuatan yang mendukung
dan yang menolak .
Melalui strategi yang dikemukakan oleh Kurt Lewin, kekuatan pendukung akan semakin banyak dan kekuatan penolak akan semakin sedikit.
a)
Unfreezing :
Upaya-upaya untuk mengatasi tekanan-tekanan dari kelompok penentang
dan pendukung perubahan. Status quo dicairkan, biasanya kondisi yang
sekarang berlangsung (status quo) diguncang sehingga orang
merasa kurang nyaman.
b)
Movement
: Secara bertahap (step by step) tapi pasti, perubahan dilakukan.
Jumlah penentang perubahan berkurang dan jumlah pendukung bertambah.
Untuk mencapainya, hasil-hasil perubahan harus segera dirasakan.
c)
Refreezing :
Jika kondisi yang diinginkan telah tercapai, stabilkan melalui
aturan-aturan baru, sistem kompensasi baru, dan cara pengelolaan
organisasi yang baru lainnya. Jika berhasil maka jumlah penentang
akan sangat berkurang, sedangkan jumlah pendudung makin bertambah.
- Empat Sikap Dalam Manajemen Perubahan
Sikap Terhadap Perubahan
Terkait adanya kondisi yang menuntut kita memahami sebuah manajemen perubahan, ada empat sikap yang bisa dipilih terhadap kondisi ini. Empat sikap yang terkait dengan perubahan tersebut di antaranya adalah :
• Menjadi motor penggerak terhadap perubahan
Di sini, kita memiliki posisi di garda terdepan terhadap proses perubahan yang terjadi. Kita dituntut memiliki pengetahuan tentang konsep dan alasan perlunya sebuah perubahan harus dilakukan. Dengan demikian, kita bisa mempengaruhi serta meyakinkan pihak lain bahwa kondisi yang ada pada saat ini perlu diubah. Untuk berada pada posisi ini, diperlukan lebih dari sekadarkecerdasan, namun juga keberanian. Sebab, untuk menjadi pelopor perubahan biasanya akan berhadapan dengan sebuah tantangan dari pihak yang sudah nyaman dengan kondisi yang ada, sehingga enggan terhadap perubahan.
• Mendiamkan perubahan
Posisi ini merupakan posisi yang paling banyak dipilih oleh mereka yang ingin mengambil posisi aman terhadap kondisi yang ada. Mereka tidak berada di posisi sebagai pelopor perubahan, namun juga tidak menolak atas perubahan yang terjadi. Biasanya, orang-orang seperti ini tergolong sebagai kaum oportunis. Dimana ketika perubahan itu akan membawa keuntungan bagi mereka, maka perubahan itu akan mereka dukung. Sebaliknya jika mereka melihat perubahan itu tidak membawa keuntungan serta proses perubahan tersebut cenderung gagal, mereka memilih posisi aman dengan diam pada posisi yang ada pada saat ini.
• Melawan perubahan
Posisi ini biasanya dilakukan oleh pihak yang sudah merasa nyaman dan memiliki keuntungan atas sebuah kondisi yang ada. Sehingga, mereka akan berusaha menolak semua usaha yang bertujuan untuk menggantikan posisi yang sudah ada sebelumnya. Biasanya, penolakan ini dilakukan karena pertimbangan materi dan kedudukan.
• Berubah karena perubahan
Posisi diambil oleh mereka yang melihat bahwa perubahan yang terjadi membawa sebuah perbaikan. Sehingga mereka merasa perlu untuk mengikuti perubahan yang terjadi tersebut secara rasional, dan bukan atas dasar keinginan untuk mendapatkan keuntungan. Namun lebih pada kesadaran bahwa perubahan tersebut memang perlu dilakukan serta membawa ke arah kebaikan.
- Mengapa perubahan perlu dimanajemen?
Tuntutan perubahan terjadi pada berbagai bidang kehidupan, termasuk perubahan pendidikan tinggi. Sumber utama pemicu perubahan pada dasarnya berasal faktor internal dan eksternal suatu organisasi. Secara rinci Drucker (1985) menyebutkan beberapa sumber pembaruan suatu organisasi dapat berasal dari : the unexpected, the incongruity, innovation based on process need, changes in industry structure or market structure, demographics, changes in perception mood and meening, and new knowledge. Dari sumber utama tuntutan pembaruan organisasi menurut Drucker tersebut, maka sumber perubahan lembaga pendidikan tinggi dapat berasal dari kondisi yang tidak diharapkan, munculnya ketidakwajaran, inovasi yang berdasarkan kebutuhan proses, perubahan struktur industri atau struktur pasar, demografi, perubahan persepsi, suasana dan makna serta pengetahuan baru.
Selain itu Menurut Hussey, faktor pendorong terjadinya perubahan adalah perubahan teknologi yang terus meningkat, persaingan semakin intensif dan menjadi lebih global, pelanggan semakin banyak tuntutan, profil demografis negara berubah, privatisasi bisnis milik masyarakat berlanjut danstakeholders minta lebih banyak nilai. Sedangkan Kreitner dan Kinicki, menyebutkan kebutuhan akan perubahan dipengaruhi oleh kekuatan eksternal yang mencakup demographics characteristics, technological advancements, market changes, social and political pressures dan kekuatan internal yang meliputi human resources problems/prospects, managerial behavior/decisions. Dari sumber terjadinya perubahan organisasi sebagaimana dikatakan oleh Drucker, tuntutan perubahan baik dari faktor internal dan ekesternal organisasi sebagaimana dikatakan oleh Kreitner dan Kinicki, dan dorongan perubahan yang diungkapkan oleh Hussey, maka mau tidak mau, suka atau tidak suka, maka lembaga pendidikan tinggi harus mengadakan perubahan sebagaimana dorongan dan tuntutan perubahan tersebut.
Dari penjelasan diatas dapat kita pahami mengapa perubahan itu perlu dimanajemen, yaitu sesuai pengertian manajemen itu sendiri yang dirumuskan oleh Jones adalah The Planning, organizing, leading and controlling of resources to achieve organizational goals effectively and efeciently. (Yaitu: perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan penggunaan sumber daya dalam rangka mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efesien).
Sumber:
0 komentar:
Posting Komentar