A. Pengertian Komunikasi
Komunikasi
adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari
seseorang ke orang lain.
Harold D.
Lasswell menjelaskan komunikasi sebagai jawaban atas
pertanyaan-pertanyaan: Who, Say what, In which channel, To whom, ith
what effect? Kalimat ini kemudian dikenal sebagai formula Lasswell
(Effendy, 1993; 256). Dari apa yang dikemukakan Laswell tersebut pada intinya
mencakup unsur-unsur dari komunikasi, yaitu adanya; komunikator, pesan yang
disampaikan, media yang digunakan, komunikan/audiens,dan efek. Secara sederhana
dapatlah diartikan bahwa komunikasi merupakan kegiatan penyampaian pesan dengan
tujuan menyamakan makna dari seseorang/lembaga (komunikator) kepada orang
lain/audiens (komunikan).
Ditinjau
dari bentuknya, komunikasi meliputi:
a..komunikasi
personal: intrapersonal, anterpersonal,
b.
komunikasi kelompok: small group, large
group,
c.
komunikasi massa,
d.
komunikasi media.
Kemudian
dilihat sifatnya, komunikasi meliputi:
a. tatap
muka
b. bermedia,
c. verbal:
lisan, tulisan,
d. nonverbal:
kial/gestural, bergambar/pictorial.
B. Proses Komunikasi
Di dalam proses
komunikasi ada beberapa elemen kunci yang harus diperhatikan agar komunikasi
dapat berjalan efektif antara lain:
1.
Berpikir (thinking)
2.
Pencatatan (encoding)
3.
Menyalurkan (transmitting)
4.
Merasakan (perceiving)
5.
Menguraikan (deciding)
6.
Pemahaman (understanding)
Harold
Koontz menjelaskan terdapat lima faktor atau kondisi yang mempengaruhi proses komunikasi dalam
organisasi, yaitu :
a.
Pengiriman Pesan (The
sender of message)
b.
Penggunaan saluran komunikasi untuk mengirim pesan (Use of
a channel to transmit the message)
c.
Penerimaan Pesan (Receiver
of message)
d.
Gangguan dan umpan balik (Noise and feedback in communication)
e.
Situasi dan faktor pengorganisasian pesan dalam berkomunikasi
(Situational and Organizational factors
in communication)
Proses
komunikasi dapat dilihat dari unsur-unsur yang terdapat, berkaitan dengan siapa
pengirimnya (komunikator), apa yang dikatakan atau dikirimkan (pesan), saluran
kommunikasi apa yang digunakan (media), ditujukan untuk siapa (komunikan), dan
apa akibat yang akan ditimbulkannya (efek). Dalam proses komunikasi, kewajiban
seorang pengirim atau komunikator adalah mengusahakan agar pesan-pesannya dapat
diterima oleh penerima (komunikan) sesuai dengan kehendak pengirim. Model
proses komunikasi secara umum dapat memberikan gambaran kepada pengelola
organisasi, bagaimana mempengaruhi atau mengubah sikap anggota/stakeholder-nya
melalui desain dan implementasi komunikasi. Dalam hal ini pengirim atau sumber
pesan bisa merupakan individu atau berupa suatu organisasi
C. Prinsip Komunikasi
Prinsip-prinsip
komunikasi yang harus dilakukan komunikator antara lain:
1.
Penuh minat terhadap
materi pesan,
2.
menarik perhatian bagi
komunikan,
3.
Dilengkapi alat peraga,
4.
Menguasai alat peraga,
5.
Mengulangi bagian yang
penting,
6.
Memiliki kegunaan, dan
7.
Jangan menganggap bahwa
setiap orang sudah mengerti pesan yang kita berikan (perlu umpan balik).
D. Konsep Komunikasi Organisasi
Goldhaber
(1986) menyatakan definisi komunikasi organisasi: “organizational communication is the process of creating and exchanging
messages within a network of independent
relationship to cope with environmental uncertainty”. Dengan kata lain
komunikasi organisasi adalah proses
menciptakan dan saling tukar menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang
saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti.
Dari definisi tersebut terdapat 7 konsep kunci, yaitu proses, pesan, jaringan,
ketergantungan satu sama lain, hubungan, lingkungan dan ketidakpastian.Berikut
ini merupakan konsep kunci komunikasi organisasi (Muhammad: 2005)
1.
Proses
Suatu
organisasi adalah suatu sistem terbuka
yang dinamis yang menciptakan dan saling menukar pesan diantara anggotanya.
Karena gejala menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terus menerus
dan tidak
ada hentinya, maka dikatakan sebagai suatu proses.
2.
Pesan
Yang
dimaksudkan dengan pesan adalah susunan simbol
yang penuh arti tentang objek, kejadian
yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang lain. Untuk berkomunikasi seseorang
harus sanggup menyusun suatu gambaran mental, memberi nama pada gambaran
tersebut dan mengembangkan suatu perasaan terhadapnya. Komunikasi tersebut
efektif jika pesan yang dikirimkan itu
diartikan sama dengan apa yang dimaksudkan oleh si pengirim.
3.
Jaringan
Organisasi
terdiri dari satu seri orang yang tiap-tiapnya menduduki posisi atau peranan
tertentu dalam organisasi. Ciptaan dan pertukaran pesan dari orang-orang ini
sesamanya terjadi melewati suatu set jalan kecil yang dinamakan jaringan
komunikasi. Suatu jaringan komunikasi ini mungkin mencakup hanya 2 orang,
beberapa orang atau bahkan seluruh organisasi. Hakikat dan luas jaringan ini
dipengaruhi banyak faktor, antara lain: hubungan peranan, arah dan arus pesan, hakikat seri dan
arus pesan, dan isi dari pesan
4.
Ketergantungan
Keadaan
saling tergantung satu bagian dengan bagian yang lain dalam satu organisasi
telah menjadi sifat suatu organisasi yang merupakan suatu sistem terbuka.Bila
suatu bagian dari organisasi mengalami gangguan maka akan berpengaruh pada
bagian yang lainnya dan mungkin juga pada seluruh sistem organisasi. Begitu
pula halnya dengan jaringan komunikasi dalam suatu organisasi perlu dukungan untuk saling melengkapi agar organisasi dapat
berjalan dengan baik.
5.
Hubungan
Karena
organisasi merupakan suatu system terbuka, system kehidupan sosial maka untuk
berfungsinya bagian - bagian itu terletak pada tangan manusia. Dengan kata lain
jaringan melalui mana jalannya pesan dalam suatu organisasi dihubungkan oleh
manusia. Oleh karena itu hubungan manusia dalam organisasi yang memfokuskan
kepada tingkah laku komunikasi dari orang yang terlibat dalam suatu hubungan
perlu dipelajari.
Hubungan manusia dalam organisasi berkisar mulai dari
yang sederhana yaitu hubungan diantara dua orang atau dyadic sampai pada
hubungan yang kompleks, yaitu hubungan dalam kelompok-kelompok kecil, maupun
besar, dalam organisasi.
6.
Lingkungan
Lingkungan
adalah semua totalitas secara fisik dan faktor sosial yang diperhitungkan dalam
pembauatan keputusan mengenai individu dalam suatu sistem. Lingkungan ini dapat
dibedakan menjadi lingkungan internal (karyawan, staf, golongan fungsional dari
organisasi dan komponen organisasi lainnya seperti tujuan, produk, dsb) dan
lingkungan eksternal
(pelanggan,
pesaing dan teknologi)
7.
Ketidakpastian
Ketidakpastian
merupakan perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi yang diharapkan.
Untuk mengurangi faktor ketidakpastian ini organisasi menciptakan dan menukar
pesan diantara anggota, melakukan suatu penelitian serta pengembangan
organisasi. Ketidakpastian dalam suatu organisasi juga disebabkan terlalu
banyak informasi yang diterima daripada sesungguhnya yang diperlukan untuk
menghadapi lingkungan mereka. Oleh karena itu salah satu tugas utama komunikasi
organisasi adalah menentukan dengan tepat banyaknya informasi yang diperlukan
untuk mengurangi ketidakpastiantanpa informasi yang berlebihan
E. Fungsi Komunikasi Organisasi
Sendjaja (1994)
menyatakan fungsi komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut:
·
Fungsi
informatif. Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem
pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi
berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat
waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat
melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran
manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi
ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan
karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di
samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan
kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.
·
Fungsi
regulatif. Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang
berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap
fungsi regulatif, yaitu: a. Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam
tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan
semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi
supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. b. Berkaitan
dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja.
Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh
dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
·
Fungsi
persuasif. Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan
kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan.
Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi
bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara
sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding
kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
·
Fungsi
integratif. Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran
yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik.
Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu: a.
Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut
(buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi. b. Saluran komunikasi
informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja,
pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini
akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri
karyawan terhadap organisasi.
F. Pola Komunikasi Organisasi
Bagaimana pola komunikasi (pattern of commnunication)
terjadi dalam suatu organisasi? Secara umum pola pola komunikasi dapat
dibedakan menjadi menjadi saluran komunikasi formal (formal communication channel) dan saluran komunikasi non formal (informal communication channel)
1.
Salauran komunikasi formal
Dalam struktur organisasi garis, fungsional, maupun
matriks akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai
batas tanggumg jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya penyampaian informasi
dari manejer kepada bawahan, pola informasi transformasinya dapat berbentuk
komunikasi dari atas ke bawah(downward
communication), komunikasi dari bawah ke atas (upward communication), komunikasi horizontal (horizontal communication), dan komunikasi diagonal(diagonal communication).
a.
Komunikasi dari
atas ke bawah
Komunikasi dari atas ke bawah dipakai untuk menyampaikan
informasi, mengarahkan, mengoordinasikan, memotivasi, memipin, dan
mengendalikan berbagai kegiatan di level bawah. Jalur yang berasal dari atas
(manajer) ke bawah (karyawan) merupakan penyampaian pesan yang yang dapat
berbentuk perintah, instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan
dengan sebaik-baiknya. Namun salah satu kelemahan komunikasi jalur ini adalah
kemungkinan terjadinya penyaringan ataupun sensor informasi. Dengan kata lain,
informasi yang diterima para bawahan tidak selengkap aslinya karena disebabkan
oleh saluran komunikasi yang cukup panjang mulai dari maajer puncak ingga
karyawannya
b.
Komunikasi dari
bawah ke atas
Dalam struktur organisasi, komunikasi dari bawah ke
atas berati alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah(karyawan) menuju ke
atas (manajer). Dalam alur komunikasi ini ide/gagasan penyamapaian pesan
berasal dari bawahan. Bawahan terlibat secara langsung dalam proses pengambilan
keputusan. Untuk mencapai keberhasilan komunikasi dari bawah ke atas manajer
harus percaya kepada bawahannya. Namun salah satu kelemahan komunikasi dari
bawah ke atas adalah kemungkinan bawahan
hanya menyampaikan informasi yang baik-baik saj, sedangkan informasi yang agak
berkesan negative atau tidak disenangi manajer cenderung disimpan atau tidak
disampaikan.
c.
Komunikasi
Horizontal/lateral
Komunikasi horizontal merupakan komunikasi antar
manajer antasejawat atau antar karyawan. Tujuan komunikasi horizontal melakukan
persuasi, memengaruhi dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen
yang memiliki kedudukan seajajar. Komunikasi horizontal bersifat koordinatif
diantara mereka yang memeiliki posisi sederajat baik di dalam satu departemen
maupun beberapa departemen.
d.
Komunikasi
diagonal
melibatkan antara dua tingkat (level) yang berbeda.
Bentuk komunikasi diagonal diantaranya adalah :
1.
Penyebaran
informasi bisa menjadi lebih cepat ketimbang betuk komunikasi tradisional
2.
Memungkinkan
individu dari berbagai bagaian atau departemen ikut membantu menyelesaikan masalah
dalam organisasi
Namun dalam komunikasi diagonal ini juga memiliki
kelemahan. Salah satunya kelemahannya adalah komunikasi diagonal dapat
mengganggu jalur komunikasi yang rutin yang telah berjalan normal.
2.
Saluran Komunikasi Informal
Komunikasi informal cenderung luwes/fleksibel atau
tidak keta, sebagaiamana komunikasi yang terjadi pada saat istiraht-istirahat
kantor. Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu
organisasi, tanpa mempedulikan jenjang hierarki pangkat kedudukan/jabatan dapat berkomunikasi secara
luas.
G. Hambatan Komunikasi yang Efektif
Ada beberapa hambatan yang berpotensi memperlamabat
atau menyimpangkan komunikasi yang efektif
1.
Penyaringan
Penyaringan atau filtering merujuk pada upaya pengirim
yang dengan sengaja memanipulasi informasi sehingga akan menjadi lebih nyaman
bagi penerima. Factor penenetu utama dari penayringan adalah jumlah tingkataan
dalam struktur suatu organisasi. Semakin banyak tingkatan vertikat dalam organisasi semakin banyak
kesempatan terjadinya penyaringan. Factor seperti rasa takut untuk menyampaikan
berita buruk serta keinginan untuk menyenangkan hati atasan sring kali
mendorong karyawan untuk mengatakan kepada atasan mereka apa yang menurut
mereka ingin didengar.
2.
Persepsi
selektif
Persepsi selektif muncul karena dalam proses
komunikasi baik penerima hanya melihat atau mendengar pesan berdasarkan
kebuthuhan, motivasi, pengalaman dan karakteristik pribadi mereka yang lain.
Ketika menerjemakhkan sandi dari pesan, penerima memproyeksikan kepentingan dan
harapan mereka ke dalam komunikasi.
3.
Kelebihan
informasi
Setiap pribadi memiliki kapasitas yang berbeda untuk
mengolah data. Ketika informasi yang harus kita olah melebihi kapasitas
pemrosesan, hasilnya adalah kelebihan informasi (information overload). Apabila seseorang memiliki informasi yang
berlebih mereka cenderung untuk meembuang, mengabaikan atau melupakan informasi
tersebut. Atau, mungkin mereka menunda untuk memroses lebih lanjut hingga
situasi berlebih itu berlalu.
4.
Emosi
Emosi yang tengah diterima penerima ketika menerima
pesan akan memengaruhinya dalam menerjemahkan pesan tersebut. Emosi seperti
rasa girang atau depresi memliki potensi yang dapat menghambat komunikasi yang
efektif. Dalam keadaan seperti itu kita cederung mengabaikan proses pemikiran
rasional dan objektif kita serta menggantinya dengan penilaian emosional.
5.
Bahasa
Kata-kata bisa memiliki arti yang berbeda untuk orang
yang berbeda. Umur, pendidikan, latar belakang kultural merupakan tiga variable
utama yang memengaruhi bahasa yang digunakan seseornag dan defines yang ia
gunakan dalam kata-kata.
6.
Kesulitan
Berkomunikasi
Sumber:
Purwanto, Joko. 2006. Komunikasi Bisnis Edisi 3. Jakarta:Erlangga.
Robbins, Stephen P. 2008. Perilaku Organisasi Edisi 12. Jakarta:Salemba Empat.
Siswanto,
H.B. 2005. Pengantar Manajemen. Jakarata: Bumi Aksara
Tampubolon, Manhan P. 2012. Perilaku Keorganisasian. Bogor:Ghalia Indonesia.
